Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.
Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.
Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.
Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.
На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.
Кто подготавливает приказ?
Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации . Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.
Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.
Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.
Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:
- отдела по работе с персоналом;
- бухгалтерии;
- отделом юридической службы.
После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.
В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?
Внесение изменений в штатное расписание проводится:
- в связи с увеличением или сокращением штата;
- если временно или постоянно вводится новая должность;
- если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
- в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.
Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.
В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.
Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.
В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:
«В связи с производственной необходимостью, приказываю:
- Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
- Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»
В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.
Внесение изменений в документы сотрудников
В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение . В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.
Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:
- Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты — 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
- Приказ на данного сотрудника на совмещение.
Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.
В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:
- должность, подразделение;
- на какой срок;
- условия совместительства;
- размер оклада;
- другие условия.
Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.
В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:
- Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
- В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
- В случае несогласия — приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.
Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.
Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.
Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Ходатайство
Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.
Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.
Пример служебной записки
Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:
- изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
- пишется наименование акта;
- проставляется номер документа;
- описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
- вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
- подпись составившего и ее расшифровка.
После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок. Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений.
Приказ об изменении
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Образец приказа о внесении поправок в связи с сокращением
В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.
Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка.
При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты. В приказе обязательно содержатся:
- наименование акта;
- дата составления;
- дата, когда документ вступает в силу;
- описание всех перемен;
- сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;
- подпись руководства.
Образец приказа о внесении исправления
Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности.
Изменение, оптимищация и переименнование
Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности. Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры.
После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее. По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы.
Уведомление об поправках по причине изменения должности
В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании. За счет этого основания в него вносятся новые должности. Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов.
Оптимизация
Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств. К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе.
Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату.
Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.
Переименование
В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем. Проект согласуется с профсоюзом предприятия.
К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.
Согласовывать поправки необходимо в случае:
- изменения наименования большого количества должностей;
- образования нового подразделения;
- сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.
Процедура производится в таком порядке:
- Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
- Издается распорядительная документация относительно внесения корректив. После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.
- Вносятся изменения. Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.
Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.
Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений.
Уведомление о переименовании должности
Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:
- дополнительное соглашение;
- личная карточка работника;
- должностная инструкция.
Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.
Изменение оклада
Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают.
Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне. Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.
Ведомость замены и исключения должностей
К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.
Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой. В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые.
После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения. Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны.
Ведомость оформляют в виде таблицы. Состоит она из двух частей. Пример:
Образец ведомости смены должностей
Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ. Составителю потребуются документы:
- документация сотрудников;
- расписание;
- бланки, разработанные для приказов;
- документы компании;
- законодательные акты;
- печать.
Приказ о внесении исправлений в связи с исключением должности
Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым. Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее. Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений.
Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией. Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.
В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела. Далее проводится заверка акта.
Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается. Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата. В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.
Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.
Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.
Уведомление об изменении
Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.
Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно. Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника.
К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.
Можно ли менять унифицированную форму?
Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.
Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.
Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией. Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.
Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.
Структура организации, ее штатный состав и численность закрепляются в нормативном документе, а именно, штатном расписании . При необходимости внесения поправок должен быть издан приказ об изменении численности сотрудников.
Основания и подготовка внесения изменений
Расписание штата формируется исходя из поставленных задач компании, наличия объема труда, основных средств и иных показателей, позволяющих определить нужное количество сотрудников и окладную систему, соответствующую законодательным нормам.
В процессе деятельности организации ее структура может претерпевать некоторые изменения :
- ускоренное развитие;
- реорганизация;
- появление новых видов деятельности;
- увеличение или уменьшение объема работ;
- недостаток или излишки в специалистах.
Экономика страны вносит свои коррективы в бухгалтерские документации предприятий, включая поправки в федеральное законодательство и МРОТ.
Основания для внесения изменений в расписание штата с соответствующей процедурой действий:
| Основания | Подготовка | Ознакомление сотрудников |
|---|---|---|
| Введение новых должностей | Приказ с содержанием новой информации: Дата внесения коррективов; Наименование должности; Количество штатных единиц | Не предусмотрено |
| Исключение вакантных должностей | Приказ об исключении штатных единиц с содержанием новых данных: Дата вступления изменений; Должность; Количество исключенных единиц штата | Не предусмотрено |
| Сокращение штата | уведомление работников о проведении процедуры сокращения; Создание приказа об исключении количества сотрудников; Утверждение нового штатного расписания | Письменное уведомление сотрудников за два месяца до вступления в силу нового штатного расписания, предложение вакантных должностей уволенным работникам |
| Увеличение оклада | Составление приказа об изменении штатного расписания с указанием новых условий труда и окладной части | уведомление сотрудников за два месяца до вводимых изменений; Предложение другой работы при обнаружении несогласия работника; Расторжение договора при несогласии сотрудника с предложенными вариантами условий труда |
| Новое название должности и подразделения | Создание приказа с указанием даты и нового названия | Письменная форма уведомления за два месяца, предложение альтернативных условий или прекращения действия договора |
Расписание штата может претерпевать изменения и по другим основаниям, если на это нашлись объективные причины у руководителя организации.
Учитываются некоторые особенности :
- из штата можно исключать только те должности, которые не заняты человеком, то есть считающиеся вакантными;
- при изменении названия должности или отдела сотрудники должны быть об этом осведомлены с внесением соответствующей записи в трудовую книжку;
- изменения по оплате труда дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.
Руководитель вправе в течение года вносить неограниченное количество изменений . Важно соблюдать нормы законодательства и своевременно оповещать трудовой коллектив о любых поправках.
Приказ об изменении штатного расписания позволяет несущественно откорректировать документ
в связи с возникновением различных производственных ситуаций. При необходимости внесения значительных поправок утверждается полностью новое штатное расписание.
К необходимости создания нормативного документа можно отнести:
- определение организационной структуры предприятия;
- установление системы оплаты труда исходя из занимаемой должности сотрудников и их квалификации;
- контроль над численностью штатных единиц.
После проведения мероприятий по анализу фонда оплаты труда, наличию вакантных должностей выявляется экономическое обоснование необходимости внести изменения в штатное расписание того или иного отдела.
Если руководитель одобряет внесение коррективов, то он дает устное распоряжение секретарю, бухгалтеру или кадровому специалисту о подготовке приказа. После его детального изучения документ утверждается руководителем, ставится подпись и печать.
Законодательная база
Работодатель обязан ежемесячно подавать сведения в органы службы занятости о наличии вакантных должностей.
Предусмотрено соблюдение и других норм закона, а также Трудового кодекса РФ:
- допускается применение формы установленного образца (Т-3);
- трудовые отношения возникают на основании нормативных актов, включая штатное расписание;
- название должности работника должно соответствовать его обязанностям, прописанным в соответствующем приложении к трудовому договору.
Минтруда РФ обязывает руководителей создавать штатное расписание и вносить изменения в документ с соблюдением ЕТКС, тарифных ставок, надбавок и уровня МРОТ.
При издании приказа об изменении штатного расписания предыдущий документ не утрачивает свою силу, а поправки являются лишь дополнением к нему.
В организациях, где численность сотрудников небольшая, функция по составлению и изменению штатного расписания возлагается на специалистов из бухгалтерии или кадровой службы. В более крупных организациях создается департамент труда и заработной платы .
Индивидуальный предприниматель может самостоятельно создавать приказы о корректировке штатного расписания. В любом случае принятие решения о внесении изменений возлагается на руководителей организаций.
Состав и структура документа
Нормативный документ, на основании которого происходят поправки в штатном расписании, может быть составлен в произвольной форме с обязательным содержанием в нем конкретных реквизитов :
- полное название организации или филиала;
- дата составления;
- обязательно указывается название документа «Приказ»;
- присвоенный порядковый номер;
- основания внесения поправок с их перечислением;
- дата вступления поправок в силу;
- ФИО ответственных, включая и список рассылки;
- ФИО сотрудника, должность и оклад.
За основу можно взять форму Т-3. Допускается вносить коррективы. На приказе ставится подпись руководителя и печать организации.
Разновидности изменений
Все приказы имеют идентичную формулировку. Разница лишь заключается в разновидности изменений, послуживших причиной для его составления.
Увеличение окладов
Законодательство не одобряет понижение уровня денежного поощрения труда работникам. Исключением может являться лишь сокращение штата. Разрешается вносить коррективы по изменению величины заработка в большую сторону сразу нескольким сотрудникам.
День вступления в силу не обязательно должен совпадать с датой утверждения приказа. В первой части документа обосновывается цель внесения дополнений, а во второй описываются все распоряжения.
Переименование должности
При смене названия должности составляется письменное обоснование . Это правило не касается вакантных должностей.
Исключение или введение должности
Если штатные единицы долгое время остаются вакантными, то целесообразно их исключить из расписания штата. Формулировка обоснования может начинаться с фразы: «в связи с производственной необходимостью».
При введении должности в штатное расписание документ составляется идентично предыдущему. Если должности одинаковые среди нескольких отделов, необходимо указывать каждое их название в отдельности .
Сокращение штата
В этом случае происходит выведение вакантных единиц предприятия. Важно предупредить о данном мероприятии своих сотрудников не позднее двух месяцев . Составляется приказ о корректировке штатного расписания с соответствующим номером. Указывается причина сокращения численности.
В документе перечисляются члены комиссии, которые следят за правильности оформления документации, изданием и вручением уведомлений сотрудников, попавших под сокращение.
Утверждение нового расписания
Утвердить новое штатное расписание может только руководство предприятия . Создается приказ с необходимости ввести в действие новый документ от конкретного числа. Назначается ответственный за подготовку необходимой документации и контроль по исполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью утрачивает свою силу.
Новое расписание имеет свою актуальность, когда структурное подразделение ликвидируется или увольняется множество сотрудников. Если изменениям подвергаются несколько должностей, то этот вариант уже не подходит, и целесообразнее утвердить дополнительное соглашение.
Другой метод начисления доходной части
При необходимости изменения способа начисления заработной платы по одному или нескольким сотрудникам путем замены оклада на тарифную сетку или наоборот издается соответствующий приказ .
Это может быть связано с появлением частых переработок, увеличением продолжительности трудового дня, сменой более легкой работы на тяжелые условия. Для оптимизации ведения учета отработанного времени вносятся соответствующие коррективы в расписание штата .
Если сотрудник за и если против
При принятии решения внесения любых изменений, касающихся трудовой деятельности сотрудников, их необходимо об этом уведомить и получить соответствующее согласие.
Если работник не возражает, то осуществляются следующие действия :
- подготавливается соглашение к контракту;
- издается приказ о переименовании должности или внесения иного изменения;
- вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Сотрудник не согласен, тогда руководитель действует в рамках ст. 74 ТК РФ :
- альтернативная вакансия и условия труда;
- если эти варианты не подходят, то договор прекращает свое действие и утрачивает силу;
- при обнаружении угрозы массовых увольнений работодатель вправе ввести режим неполного рабочего дня на срок до шести месяцев.
При расторжении трудового договора сотрудники имеют право на получение денежной компенсации.
Особенности хранения
Все приказы, издающиеся в рамках одной организации, являются общими . Допускается их регистрация и присвоение порядкового номера.
Условия по хранению :
- заводится отдельная папка для хранения приказов в целях соблюдения конфиденциальности;
- руководство всегда должно иметь доступ к папкам.
Сроки хранения оговариваются законодательством и временем существования предприятия. Как только организация перестанет существовать, документ также утрачивает свою юридическую силу.
Порядок изменения штатного расписания в 1С представлен в данной инструкции.
Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.
Причины внесения изменений
Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:
- Изменение структуры предприятия.
- Реорганизация.
- Изменение объемов деятельности.
- Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
- Изменение законодательной базы.
- Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
- Сокращение штата.
- Оптимизация работы предприятия.
- Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
- Изменение заработной платы.
- Переименование должностей.
Способы и особенности внесения изменений
Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:
- Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
- Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.
При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:
- Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
- Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
- Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
- Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
- Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.
В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.
Кто и как составляет приказ?
Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:
- Название организации или филиала. Указывается полное название.
- Дата составления.
- Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
- Основания для изменений.
- Дата вступления изменений в силу.
- Перечисления изменений. При этом указывается:
- должность;
- оклад для конкретной должности;
- количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.
- Подпись ответственного лица.
Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:
- Отдел кадров.
- Бухгалтерия.
- Планово-экономический отдел.
- Отдел труда и заработной платы.
Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.
Образцы приказа в зависимости от вида изменений
Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.
Появление новой должности
Отмечается дата введения новой должности в штат:
Сокращение штата
В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:
Переименование должности
В этом случае отмечается наименование нового названия:
Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:
Изменение оклада или тарифной ставки
В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:
Ликвидация вакантных должностей
Перечисляются исключаемые штатные единицы:
Существенные изменения документа
Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.
Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0
С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:
Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.
Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.
Причины изменений штатного расписания
- Появление новой должности или подразделения: оформляется приказом о новой штатной единице, в котором следует указать наименование должности или нового подразделения, количество новых единиц, а также их оклад (в том числе доплаты и надбавки);
- Исключение должности: оформляется приказом об исключении штатной единицы (либо единиц), в котором указывается дата изменения, наименование и их количество;
- Сокращение штата: до оформления приказа уведомляют сотрудников о сокращении ставок в штатном расписании (за 2 месяца), а также предлагают иные вакантные должности. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение оклада: до оформления приказа уведомляют сотрудников об изменении окладов (за 2 месяца), а также предлагают им новые должности, если, например, сотрудник отказался работать с новым окладом. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение наименование подразделения, либо должности: действуют также, как и при изменении оклада.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Порядок внесения изменений
Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.
Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.
При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. →), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.
Как уведомить работника об изменении штатного расписания
За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде. Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую. При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.
В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.
Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:
Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа. В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.
Изменения в штатное расписание
Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.
Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.
Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание
Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:
- 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
- 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.
Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.