Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.
Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:
- Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
- В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
- Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
- Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.
Образец сопроводительного письма 2019 г.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
- «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
- «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
- «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
- После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
- В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
- Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
- дата принятия документа;
- общее количество пересылаемых экземпляров;
- количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
- при необходимости указывают необходимость прошивки.
Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:
- Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
- Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
- Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.
Как зарегистрировать сопроводительное письмо
Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.
Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.
Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.
Сроки ответа
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.
Процедура хранения
Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.
В общем случае придерживаются таких правил:
- Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
- После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
- В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
- Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.
Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.
Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.
Когда пишется сопроводительное письмо к документам?
При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.
Это так называемое сопроводительное письмо. Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом. Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.
Как пишется сопроводительное письмо к документам?
При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:
- Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
- Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
- В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
- Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
- Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
- Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
- Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
- Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
- Дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
- Сопроводительное письмо должно быть кратким - объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
- Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.
Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении
Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Как написать
Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).
Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.
К резюме
Уважаемый Александр,
в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.
С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89
К документам
Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:
Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.
Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
К договору
Заполняем «шапку» документа
Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.
Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.
Приветствие
Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.
Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».
Основной текст
В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.
Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.
Дополнительный текст
В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.
Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.
Приложения
Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.
К исполнительному листу
Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю
Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?
Когда это обязательно?
Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.
Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:
- разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
- возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
- подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
- сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
- выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.
Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?
Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.
Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.
Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.
Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам
Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.
- "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
- Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
- Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
- Подробный перечень прилагаемых документов , ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
- Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
- Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.
Таковы основные требования к форме письма.
Образец сопроводительного письма к документам
Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.
Хитрун И. В.
ул. Васильевская, 3,
г. Кукино - 31005
№ 562 от 05.04.2015
Уважаемый Иван Васильевич!
На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.
Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.
Приложение (всего на 6 л.):
- Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
- Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
- Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
- Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.
Голохвастов Ф. Е.
Исполнитель: Пупко А. В.
Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.
Сопроводительное письмо к документам по договорам
При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.
В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.
Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.
"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".